eBlinqx is het kantoorsysteem (CRM, polis- en hypotheekadministratie) van Blinqx Verzekering & Hypotheek. Het pakket heette eerder Faster Forward Elements; in de helpcentrumartikelen op support.fasterforward.nl kom je beide namen nog tegen. Quinn is de naam die Blinqx gebruikt voor zijn AI-assistent binnen eBlinqx. Dit artikel beschrijft hoe dossiers, mail, taken en Quinn in de dagelijkse praktijk samenhangen.
Wat is Quinn precies?
Quinn is geen los programma of chatbot, maar een "digitale collega" die werk in de bestaande eBlinqx-workflow voorbereidt. De adviseur controleert en beslist (human in the loop). Op dit moment noemt Blinqx twee onderdelen:
- Quinn Mail: leest binnenkomende e-mail inclusief bijlagen, koppelt die aan de juiste klant, het juiste dossier of product, maakt taken aan en zet een conceptantwoord klaar op basis van de dossiergegevens.
- Quinn Voice to Text (bèta): zet een gespreksopname om in tekst, maakt een samenvatting en stelt actiepunten voor in het dossier. Dat werkt voor telefonische, online en fysieke gesprekken, onder meer via de On Route app.
Quinn Mail werd in het helpcentrum als pilot omschreven; aanmelden ging via quinnmail@blinqx.tech. Controleer bij Blinqx wat de actuele status en kosten zijn.
Quinn Mail instellen en gebruiken
- Voor koppelen, taken aanmaken en antwoorden (reply) zijn aparte instellingen; je zet per onderdeel aan wat je wilt gebruiken.
- Automatisch koppelen gebeurt op basis van onder meer persoonsgegevens, organisatiegegevens, dossiernummer, productnummer, objectgegevens, schadenummer of factuurnummer in de mail.
- Taken worden automatisch aangemaakt als de instelling aan staat, de mailbox in de e-mailmanager op automatisch taken aanmaken staat en de mail aan een dossier met een behandelaar is gekoppeld.
- Staat automatisch taken aanmaken voor een mailbox uit, dan verschijnt boven de mail een blok om op basis van AI een taak te maken, met voorgestelde actie, verantwoordelijke en startdatum.
- Het conceptantwoord is een voorstel: lees het na, pas het aan en verstuur het zelf.
Mail zonder Quinn: de basis
- Mailboxen beheer je via Beheer, E-mail, E-mailmanager. Je kunt IMAP, POP3 of Microsoft 365 gebruiken; voor Microsoft 365 geef je eBlinqx toestemming om ook op de achtergrond te synchroniseren.
- Mail van een afzender wiens adres in een dossier staat, wordt automatisch aan dat dossier gekoppeld. Mail die je vanuit het dossier verstuurt, ook.
- Handmatig koppelen doe je met het koppelteken boven het bericht; bijlagen koppel je los of allemaal tegelijk via het paperclipicoon. Pdf-bijlagen kun je daarbij samenvoegen of splitsen.
- Komt er geen mail meer binnen, kijk dan in de e-mailmanager. Staat het interval op "Geen" met foutmeldingen, gebruik dan de knop om de serverinstellingen te testen, herstel zo nodig gebruikersnaam of wachtwoord en zet het interval weer op 5 minuten.
Gespreksopnames omzetten naar acties
- Onder het tabblad Communicatie staat het onderdeel Gespreksopname. Daar start je een opname of upload je een opname van je telefoon (mp3, mp4, wav, webm of ogg).
- Opnames tot maximaal 2 uur worden omgezet naar een transcript. Bij langere opnames is omzetten en vervolgacties niet mogelijk.
- Via de workflowpijl kun je een conceptmail met samenvatting maken, de samenvatting als registratie opslaan of taken aanmaken.
- Neem een gesprek alleen op als de klant daarvan op de hoogte is en bewaar transcripten volgens je eigen AVG-beleid.
Taken, workflows en behandelaar
- Een taak kan persoonlijk zijn of een groepstaak voor een workflowgroep. Iedereen in de groep ziet de taak en kan hem oppakken; je kunt direct een verantwoordelijke uit de groep kiezen. Bij een groepstaak is het kiezen van een workflowgroep verplicht.
- Een nieuwe workflowgroep vraag je aan bij support-eblinqx@blinqx.tech, met de naam en de leden.
- Het veld Behandelaar in een product bepaalt bij veel workflows wie de taak krijgt. Via Beheer, Koppelingen, Advisor support relatie stel je een voorkeursdossierverantwoordelijke in die bij nieuwe producten automatisch wordt ingevuld.
Dossiers, agenda en onderweg
- Zoek altijd eerst via het dashboard (achternaam, straat, postcode) voordat je een nieuw dossier maakt, om dubbele dossiers te voorkomen. Kies bij aanmaken het juiste dossiertype en kantoor.
- Bij een organisatie kun je naam en adres ophalen met het KvK-nummer; de kosten daarvan lopen via zkr.
- De agenda kan synchroniseren met Microsoft 365 of met Google Agenda, niet met beide tegelijk. Afspraken van vóór het koppelen worden niet overgezet.
- De gratis On Route app (iOS en Android) geeft onderweg toegang tot dossiers, mail, taken, agenda en gespreksopname. Vervolgacties op een opname doe je in eBlinqx zelf.
Standaardteksten, campagnes en selecties
- Standaardteksten beheer je centraal en gebruik je in mails, brieven, campagnes en facturen. Met tags vult eBlinqx dossiergegevens automatisch in.
- Met de campagnemodule verstuur je een mailing, sms of brief naar een grote groep; een campagne kan ook op een csv-bestand gebaseerd zijn.
- De SMART-module filtert klantselecties (bijvoorbeeld klanten met een aflossingsvrije hypotheek) en laat je daarop taken, campagnes, events of een Excel-export maken. Per selectie zie je welke acties door wie zijn uitgevoerd.
- Rapportages kun je filteren met persoonlijke selecties en downloaden naar Excel.
Praktische tips
- Laat AI-voorstellen nooit ongezien de deur uit: Quinn bereidt voor, jij blijft verantwoordelijk voor het advies en de klantcommunicatie.
- Leg mailboxinstellingen per team vast (wie mag wat, welke mailbox maakt automatisch taken), zodat taken niet dubbel ontstaan.
- Volg de release notes op support.fasterforward.nl: functies en menupaden veranderen regelmatig.